Deelnemers voor studies werven

ICON heeft in haar medicijn­onderzoeks­programma veel studies (met vaak meerdere subgroepen) die ieder hun eigen variaties kennen, denk aan vergoedingen, datums, medicatie­toediening, toelatings­criteria en nog veel meer.

Doelgroep

Typische deelnemers zijn vooral relatief jonge mensen. Zij zoeken via internet naar informatie en bekijken deze informatie op hun mobiele apparaat. Deelnemers overleggen vaak met hun vrienden, partner en/of ouders voordat ze besluiten om zich aan te melden.

Handige samenvatting als naslagwerk

ICON wil alle nuttige en specifieke informatie over een betreffende studie kunnen samenvatten in een infographic zodat de deelnemer in één oogopslag kan zien wat hem of haar te wachten staat. Een waardevol document dat je moet kunnen bewaren als naslagwerk. PDF is hiervoor bijzonder geschikt.

Het probleem

Het is voor ICON haast onbegonnen werk om voor iedere studie een gedetailleerde infographic te maken, want:

  • Het handmatig maken van infographics is met zo’n 70 tot 80 onderzoeken per jaar erg arbeidsintensief en daardoor (te) kostbaar;
  • Nemen we hiervoor een gespecialiseerd iemand aan of besteden we het uit aan een (duur) bureau?
  • Hoe weten we zeker dat alle aangeleverde gegevens correct zijn overgenomen in de infographics?

ICON vroeg mij of het ook mogelijk was om zo’n infographic met gedetailleerde informatie automatisch te fabriceren.

Mijn aanpak

  • Samen met ICON heb ik de wensen in kaart gebracht: welke informatie is het belangrijkst? Wat laten we (soms) wel zien en wat niet? Waar komt welke informatie? Waar zitten de uitzonderingen?
  • Alle informatie is zeer wisselend maar wel gestructureerd: in een vast patroon. Gestructureerde informatie is geschikt om te automatiseren.
  • Ik heb aan de hand van al deze informatie een ontwerpvoorstel gemaakt.
  • Na goedkeuring van het ontwerp heb ik de opmaak geautomatiseerd.

De oplossing

ICON werkt (uiteraard) al veel met Microsoft Excel maar ook met de grafische software Adobe InDesign. Daarmee was de keus voor de werkwijze van ICON snel gemaakt.

Werken met maar twee bestanden

ICON voert alle relevante gegevens in een door mij ingericht Excel-bestand. Achter de schermen verwerkt dit bestand alle ingevoerde gegevens tot bruikbare data. ICON importeert deze gegevens in het InDesign-document en op magische wijze verschijnen alle infographics op het scherm.

detail Etniciteit

Per studie kunnen flinke verschillen voorkomen wat betreft de hoeveelheid informatie. Deze worden opgevangen in het infographics-bestand zodat er geen grote (lelijke) witte gaten vallen in de vormgeving.

detail Etniciteit

Per studie kunnen flinke verschillen voorkomen wat betreft de hoeveelheid informatie. Deze worden opgevangen in het infographics-bestand zodat er geen grote (lelijke) witte gaten vallen in de vormgeving.

detail Etniciteit

Per studie kunnen flinke verschillen voorkomen wat betreft de hoeveelheid informatie. Deze worden opgevangen in het infographics-bestand zodat er geen grote (lelijke) witte gaten vallen in de vormgeving.

Binnen een enkele studie kan de planning per deel verschillen. Ook in de toediening van medicatie of medische handelingen kunnen verschillen zitten. Deze vind je o.a. terug in de ‘Planning’ waarin de deelnemer kan zien hoe vaak en hoe lang hij intern is of een kort bezoek moet afleggen, etc. Medische details staan in de kantlijn vermeld.

detail Planning

Binnen een enkele studie kan de planning per deel verschillen. Ook in de toediening van medicatie of medische handelingen kunnen verschillen zitten. Deze vind je o.a. terug in de ‘Planning’ waarin de deelnemer kan zien hoe vaak en hoe lang hij intern is of een kort bezoek moet afleggen, etc. Medische details staan in de kantlijn vermeld.

detail Planning

Binnen een enkele studie kan de planning per deel verschillen. Ook in de toediening van medicatie of medische handelingen kunnen verschillen zitten. Deze vind je o.a. terug in de ‘Planning’ waarin de deelnemer kan zien hoe vaak en hoe lang hij intern is of een kort bezoek moet afleggen, etc. Medische details staan in de kantlijn vermeld.

detail Planning

Resultaat: ICON kan zelf infographics produceren

ICON kan zelf deze infographics ‘on the fly’ bewaren als een handige pdf die zij bij de studies op de website zetten en/of kunnen toesturen aan de deelnemers.

Uiteraard is er van elke studie ook meteen een Engelse vertaling beschikbaar. Elke studie kan apart bewaard worden en is later opnieuw te openen en aan te passen.

Alle medewerkers van de communicatieafdeling kunnen zelfstandig en zonder benodigde kennis van vormgeving of opmaak de ene na de andere prachtige infographic maken in de huisstijl van ICON.

Hieronder een snelle (1 minuut) impressie van het invullen van de overzichtelijke database:

Van monnikenwerk naar een druk op de knop

Het invoeren is een secuur werkje. Maar een geoefende medewerker kan een studie in ongeveer een half uur tijd zelf van begin tot eind produceren. Daar is geen dure software-investering, abonnement, ontwerper of programmeur meer voor nodig. Jaar in jaar uit. Als dat geen winst is…

Over ICON

ICON is in Nederland én wereldwijd marktleider op het gebied van klinisch onderzoek. Al jarenlang is ICON koploper op het gebied van geneesmiddelenonderzoek. Zo was ICON Nederland, voorheen bekend als PRA Health Sciences, één van de eerste organisaties ter wereld met onderzoekscentra voor geneesmiddelenonderzoek.

“Roland heeft voor ICON een oplossing gemaakt waarbij we supersnel alle voor de deelnemer relevante informatie overzichtelijk en compact kunnen presenteren via aantrekkelijke infographics. Zo weet de deelnemer in één oogopslag wat hem of haar te wachten staat, zoals vergoeding, selectiecriteria, verblijfsperiodes, wijze van toediening van medicatie en nog veel meer. We hadden al langer de wens om met name voor complexere onderzoeken infographics te maken, maar dit hadden we voor elk onderzoek weer apart moeten uitbesteden. Dat kan eigenlijk niet uit. Nu kunnen we ze zelf heel eenvoudig maken voor elk onderzoek. Knap hoe Roland zoiets complex zo overzichtelijk heeft kunnen maken!”

Astrid Poiesz
Astrid Poiesz

“Roland heeft voor ICON een oplossing gemaakt waarbij we supersnel alle voor de deelnemer relevante informatie overzichtelijk en compact kunnen presenteren via aantrekkelijke infographics. Zo weet de deelnemer in één oogopslag wat hem of haar te wachten staat. We hadden al langer de wens om voor onderzoeken infographics te maken, maar dit hadden we dan telkens apart moeten uitbesteden. Nu kunnen we ze zelf heel eenvoudig maken voor elk onderzoek. Knap hoe Roland zoiets complex zo overzichtelijk heeft kunnen maken!”

Astrid Poiesz
Astrid Poiesz