De uitdaging: hoe vul je efficiënt grote aantallen garantiecertificaten
Autotrust verstuurt garantiecertificaten naar haar klanten op het moment dat een garantie is afgesloten. De garantiecertificaten waren verouderd, zowel qua opmaak als toegepaste techniek. Esmee Siebring, marketeer bij Autotrust, vroeg mij mee te denken op welke manier we de garantiecertificaten konden vernieuwen, zodat het ook beter aansloot bij de huisstijl van Autotrust.
De wens was om de garantiecertificaten vorm te geven met eigen fotografie, kleur en lettertypes. Voor Autotrust-resellers moest er de mogelijkheid komen om garantiecertificaten in eigen huisstijl te voeren.
Zo ging het voorheen
Tot voor kort werden de pdf-documenten vanuit een systeem gegenereerd. Het inrichten en aanpassen van dat systeem koste enorm veel tijd en moest door de programmeur gedaan worden. Een ingewikkeld en weinig flexibel proces.
Hoe het nu geworden is
Mijn idee was om verschillende basis-pdf-bestanden te maken, vormgegeven zoals Autotrust wil. Deze pdf’s bevatten vanuit een database gevulde formuliervelden die niet door de gebruiker aan te passen zijn. De programmeur houdt zich bezig met de techniek: het vullen van de pdf, en de vormgever houdt zich bezig met de vormgeving. De logische manier dus.
Wijziging in de vormgeving kan de vormgever doen: velden herschikken, vergroten/verkleinen, verplaatsen, ander lettertype of kleur of foto, noem maar op. De nieuwe pdf kan in het systeem de oude vervangen en alles werkt gewoon als vanouds. Super handig.
Resultaat: snel gevulde pdf’s, fraai vormgegeven en super flexibel.
Van monnikenwerk naar een druk op de knop
Waar voorheen de aanpassing van de vormgeving voortdurend uitgesteld werd omdat zelfs een kleine aanpassing al een dure en helse klus was is het nu eenvoudig geworden om ieder willekeurig garantiecertificaat aan te passen en direct te updaten in het systeem.
- Een flexibel, snel en betrouwbaar werkproces met een fraaie en werkbare output;
- Precies wat Autotrust wil: kostenefficiënt garantiecertificaten versturen naar haar klanten;
- En precies wat ik wil: complexe uitdagingen aangaan en oplossen :)
Door de snelle werkwijze kan Esmee met een minimale hoeveelheid werk voortaan zelf de garantiecertificaten up-to-date houden.
“Roland heeft voor ons een handige en efficiënte oplossing bedacht voor het digitaal versturen van garantiecertificaten naar onze klanten: invulbare pdf’s, opgemaakt in InDesign. Geheel passend bij onze huisstijl.”
Esmee Siebring
Marketing- en mediaprofessional, Autotrust
