Vermijd deze 6 veelvoorkomende missers in dtp-studio’s

Werk je in een dtp-studio of stuur je er een aan? Na het lezen van dit artikel weet je welke missers op de loer liggen en hoe je ze kunt voorkomen.

Het voorbeeld hierboven is natuurlijk flink overdreven maar toch zie ik in studio’s vaak dingen van gelijke strekking gebeuren: onvoorbereid aan de slag gaan en niet efficiënt werken.

De 6 veelgemaakte fouten:

1. Aan het werk gaan zonder dat alle benodigde elementen aanwezig zijn;
2. Gebruik maken van verouderde software;
3. Ongeorganiseerd gereedschap;
4. De verkeerde afmeting maken (vooral bij advertenties);
5. Bijna alles met alleen de muis doen;
6. Onhandige naamgeving van bestanden en versies.

Ga niet eerder aan de slag dan wanneer alle benodigde elementen aanwezig zijn en van de juiste kwaliteit. Dus teksten zijn voldoende lang, vrij van spel- en taalfouten en vrij van opmaak. Beeldmateriaal is van de juiste resolutie, is goed op kleur en bij voorkeur door een professional vervaardigd. Als je opdrachtgever toch wil dat je alvast aan de slag gaat, meld hem dat de gewerkte tijd dan mogelijk langer zal zijn dan wanneer hij eerst alle spullen netjes aanlevert.

Sommige dtp’ers zitten telkens te schuiven met hun gereedschapsvensters. Het is een rommel op het scherm en ze zoeken zich de hele tijd suf: “Waar is nu weer dat venster waar je dat ene ding kan instellen?” Stop daarmee! Een goede timmerman of kok kan ook niet werken in de rotzooi maar in een opgeruimde en georganiseerde omgeving. Omdat dat nou eenmaal fijner en vooral efficiënter werkt.

Adobe heeft veel tijd gestoken in de mogelijkheden om gereedschappen goed te organiseren. Ga even tien minuten zitten, zet de vensters op een handige plek en laat ze daar staan. Je kunt je georganiseerde werkruimtes opslaan. Mocht het dan toch weer een keer mis gaan met die losse venstertjes dan kun je alles met één klik opruimen.

Mijn werkruimte (op een 5K scherm) ziet er zo uit:

Misschien dat het je op weg helpt: hier kun je mijn werkruimte downloaden.

Open de Zip-file en zet ‘Rolands werkruimte.xml’ in: Gebruikers/<USER>/Bibliotheek/Preferences/Adobe InDesign/<Version #>/<Taal>/Workspaces/

Om de werkruimte te gebruiken ga je in InDesign naar Venster/Werkruimte/Rolands werkruimte

Ik zie soms dat studiomedewerkers met verouderde software werken. Adobe CC is een abonnement. Alle updates zitten bij de prijs inbegrepen. Zorg dat je altijd de laatste versies hebt draaien. Ook je OS moet bij de tijd zijn. Maar pas op: Voordat je een grote OS-update draait zoek je beter eerst even op internet wat de ervaringen van anderen zijn met deze versie. Werkt bijvoorbeeld de software die jij nodig hebt voor je werk ook goed op dit nieuwe systeem? Ik wacht zelf altijd een paar maanden voordat ik een nieuw OS installeer. Meestal zijn er eerst een aantal bugfixes nodig voordat alles betrouwbaar werkt. Ook hebben de leveranciers van andere software dan inmiddels hun updates voor dit systeem klaar.

Vaak weet een opdrachtgever zelf helemaal niet wat het juiste formaat is. Dat moet jij hem als professional vertellen. Advertentiematen zijn zelden precies ‘A5’ of ‘A4’. Iedere uitgeverij publiceert de advertentieformaten die bij hem gebruikt kunnen worden. En als je dan toch op de website van de uitgever bent: check dan meteen ook even de aanleverspecificaties.

Probeer eens een boterham met één hand door te snijden. Dus met de andere hand op je rug. Dat schiet niet op hè? Waarom doen veel dtp’ers dan vrijwel alles met hun muis terwijl hun andere hand er werkloos bij ligt? Ontzettend veel handelingen zijn in de Adobe software aan te sturen met keyboard shortcuts. Dus niet alleen Command‑C, Command‑V en Command‑S voor kopiëren, plakken en opslaan. Als je lange dagen achtereen achter je computer zit dan liggen RSI‑achtige klachten op de loer. Verdeel het gebruik van je handen gelijkmatig over rechts én links.

Hier vind je handige printbare pdf kaarten met shortcuts: InDesign / Photoshop / Illustrator. Shortcuts staan trouwens ook achter elk menu item in de Adobe software zelf.

Naamgeving van bestanden is niet iets waar je licht over moet denken. Ik heb té vaak meegemaakt dat we met een aantal mensen naar het computerscherm stonden te staren waarbij we probeerden na te gaan wat nou de laatste versie was die was goedgekeurd door de klant. Is dat de laatste wijzigingsdatum van een bestand? Nee, een eerdere versie kan geopend en bewaard zijn na de ‘laatste’ versie. Is dát dan opeens de laatste versie??

Klantnaam, project- en versienummer
Spreek met jezelf en je collega’s af: het eerste voorstel dat naar de klant gaat eindigt in de naam met ‘v1’ en de tweede is ‘v2’. Best logisch toch? Alles wat niet door de klant gezien is heeft geen afgerond getal maar is ‘v1.1’, v1.2’, etc. In de bestandsnaam zet je ALTIJD de klantnaam en het projectnummer. Ook iets te vaak heb ik als resultaat van een zoekactie 100+ hits gezien van ‘logo.eps’. Herkenbaar?

Zelf gebruik ik een unieke afkorting van 3 letters in combinatie met een projectnummer (UCC001 was bijv. het eerste project dat ik deed voor UCC Coffee Benelux. Een bestandsnaam zou bij mij ‘UCC001 Bedrijfsreglement v1.indd’ kunnen zijn.

Datum
Als je een datum in de naam wilt gebruiken dan is mijn suggestie: begin met de datum. En wel op deze manier: ‘201123 UCC001 Bedrijfsreglement v1.indd’ 201123 staat voor ‘2020 november 23’. De meest compacte methode. Op deze manier staan je documenten altijd op volgorde van datum, zelfs als het document later geopend en bewaard is. Dat zoekt ook makkelijk trouwens, want vaak weet je wel wanneer iets gemaakt is, maar niet meer hoe het bestand heet of waar het staat. Zoek in de Finder naar ‘201123’ en je ziet alle bestanden die je op 23 november 2020 gemaakt hebt. Of ‘2011’ voor alle documenten van november 2020.

Ik hoop dat je echt wat aan deze informatie hebt. Kun je nu vooruit? Ja? Top!

Misschien wil je graag dat ik je studio eens tegen het licht houd en zo alle zaken op een rij zet die misschien handiger of beter zouden kunnen. Ik voorzie je dan van tips en aanbevelingen. Met een aantal kun je meestal meteen zelf aan de slag. Andere vragen nemen misschien meer tijd of vragen om gerichte hulp van een expert. Ook daarmee kan ik je van dienst zijn.

Deel je gedachten of stel een vraag in de commentaar-sectie hieronder.

Lees ook mijn artikel over het voorkomen van 6 cruciale fouten in je dtp-werk.